Tietosuojaseloste

Päivitetty 7.12.2023

1.Rekisterin nimi

IV-Raikas Oy:n asiakas-, alihankkija- ja markkinointirekisteri

 

2.Rekisterinpitäjä

IV-Raikas Oy (3393144-2)
Osoite: Honkatie 16, 01400 Vantaa
Puhelin 044 230 0950

 

3.Yhteydenotot rekisteriä koskevissa asioissa

info@ivraikas.fi
Osoite: Honkatie 16, 01400 Vantaa
Puh. 044 230 0950

 

4.Rekisterin tietosisältö

Rekisterissämme käsittelemme asiakkaidemme, yritysasiakkaidemme edustajien sekä potentiaalisten asiakkaidemme henkilötietoja. Lisäksi käsittelemme alihankkijoidemme työntekijöiden henkilötietoja.

Keräämme ja käsittelemme seuraavia tietoja:

• henkilön perustiedot, kuten nimi, ikä, syntymävuosi/henkilötunnus
• henkilön yhteystiedot, kuten postiosoite, sähköpostiosoite ja puhelinnumero
• laskutusta varten tarvittavat tiedot
• asiakkaan luottotiedot lainsäädännön sallimissa ja edellyttämissä rajoissa
• alihankkijan työntekijän perustiedot, kuten nimi ja syntymäaika
• alihankkijan työntekijän yhteystiedot, kuten postiosoite, sähköpostiosoite ja puhelinnumero
• alihankkijan työntekijän työsuhteeseen liittyvät tiedot, kuten veronumero, työnantaja, työnantajan y-tunnus ja kotivaltio
• alihankkijan työntekijän koulutus, pätevyys- ja kurssitiedot sekä tieto mahdollisesta A1-todistuksesta

Alihankkijoidemme työntekijöiden henkilötietojen käsittelyyn Ilmoita-palvelussa pääset tutustumaan täältä [linkki Vastuu Groupin tietosuojaselosteeseen].

 

5.Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperusteet

Rekisterinpitäjä tai sen valtuuttama (rekisterinpitäjän lukuun toimiva) yhteistyökumppani käyttää asiakkaiden, potentiaalisten asiakkaiden sekä alihankkijoiden henkilötietoja henkilötietolainsäädännön mukaisesti seuraaviin tarkoituksiin:

• asiakassuhteen hoitaminen ja kehittäminen
• tuotteiden ja palvelujen tarjoaminen, toimitus ja tuottaminen
• sopimushallinta ja laskutus
• maksaminen, maksunvalvonta ja perintä
• liiketoiminnan, palveluiden sekä asiakaspalvelun kehittäminen
• tuotteiden ja palvelujen markkinointi, mainonta ja myynti
• rakentamisen tiedonantovelvollisuus ja tilaajavastuulain mukaisten velvoitteiden hoitaminen.

 

Rekisterinpitäjällä on oikeus käsitellä henkilötietoja seuraavin perustein:

• Henkilötietojen käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän ja asiakkaan välisen sopimuksen täytäntöön panemiseksi tai sopimuksen tekemistä edeltävien toimenpiteiden toteuttamiseksi.
• Henkilötietojen käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi kuten tilaajavastuulaista johtuvien velvoitteiden täyttämiseksi.
• Rekisterinpitäjällä on asiakassuhteeseen perustuva oikeutettu etu hyödyntää asiakastietoja palvelujen kehittämiseen sekä tuotteiden ja palvelujen markkinointiin lainsäädännössä määritellyin edellytyksin ja rajoituksin.
• Rekisteröidyn suostumuksen perusteella, kun rekisteröity on antanut suostumuksensa sähköiseen markkinointiin tai muuhun rekisterinpitäjän nimenomaisesti määrittelemään tarkoitukseen
  

6.Säännönmukaiset tietolähteet

Asiakkaita koskevat tiedot saadaan asiakkailta mm. tarjouspyyntöjen, tilausten, sopimusten ja muiden kontaktien yhteydessä, sekä niistä tiedoista, jotka tallentuvat tai tallennetaan asiakkaan tuotteiden tai palvelujen käytöstä. Tietoja kerätään myös evästeiden ja vastaavien tekniikoiden avulla kulloinkin voimassa olevan sääntelyn mahdollistamin menettelytavoin. Potentiaalisten asiakkaiden tiedot saadaan mahdollisesti järjestettävien arvontojen yhteydessä.

Kaikki asiakkaiden yhteydenotot voidaan tallentaa. Tallenteita käytetään mm. liiketapahtumien todentamisessa sekä asiakaspalvelun kehittämisessä.

7. Tietojen käsittelijät ja muut vastaanottajat

Henkilötietoja ei lähtökohtaisesti luovuteta ulkopuolisille. Voimassa olevan lainsäädännön edellyttämin tavoin tietoja voidaan luovuttaa viranomaisille.

Tietoja voidaan myös siirtää käsiteltäväksi IV-Raikas Oy:n yhteistyökumppaneille tai alihankkijoille kohdassa viisi määriteltyihin tarkoituksiin. Yhteistyökumppanimme ja alihankkijamme voivat käsitellä henkilötietoja vain lukuumme suoritettavia asiakassuhteen hoitamiseen tai ylläpitoon liittyviä tehtäviä varten. Varmistamme aina, että yhteistyökumppanimme eivät käsittele siirrettäviä henkilötietoja mitään muita tarkoituksia varten.

8.Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

9.Henkilötietojen säilyttämisen periaatteet

Tämän tietosuojaselosteen mukaisia henkilötietoja säilytetään niin kauan, kun rekisterinpitäjä hyödyntää tietoja kohdassa viisi kuvattuihin tarkoituksiin. Rekisteriin tallennetut henkilötiedot poistetaan, kun niiden käsittelylle ei ole enää laillista perustetta.

Asiakastietojärjestelmässä henkilötiedot säilytetään enintään viiden vuoden ajan asiakkuuden päättymisestä tai kunnes asiakas pyytää tiedon poistamista. Henkilötietoja voidaan joutua säilyttämään myös tätä kauemmin, mikäli sovellettava lainsäädäntö tai meitä sitovat sopimusvelvoitteet kolmansia osapuolia kohtaan edellyttävät pidempää säilytysaikaa.

Mikäli käsittelemme henkilötietoja suostumuksen perusteella, annetun suostumuksen voi peruuttaa milloin tahansa. Suostumuksen perusteella käsiteltävät henkilötiedot poistetaan välittömästi suostumuksen peruuttamisen jälkeen, mikäli käsittelylle ei ole muuta laillista perustetta.

10.Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisteritiedot on suojattu henkilökohtaisilla käyttäjätunnuksilla ja salasanoilla. Edellytämme henkilöstöltä ja yhteistyökumppaneilta sitoutumista asiakastietojen salassapitoon.

 

11.Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on tietosuojalainsäädännön mukaiset oikeudet. 

 

Oikeus saada pääsy henkilötietoihin ja saada jäljennös henkilötiedoista
Rekisteröidyllä on oikeus saada vahvistus siitä, käsitelläänkö rekisteröidyn henkilötietoja, sekä tietosuojalainsäädännössä määritellyt tiedot henkilötietojen käsittelystä. Lisäksi rekisteröidyllä on oikeus saada jäljennös käsiteltävistä henkilötiedoista.

 

Oikeus tietojen tarkastamiseen ja oikaisemiseen
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja rekisteriin on tallennettu. Rekisteröidyllä on oikeus vaatia virheellisen tai epätarkan henkilötiedon korjaamista.

 

Oikeus tietojen poistamiseen
Rekisteröidyllä on oikeus saada häntä koskevat henkilötiedot poistettua ilman aiheetonta viivytystä edellyttäen, että

• henkilötietoja ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten ne kerättiin tai joita varten niitä muutoin käsiteltiin;
• rekisteröity peruuttaa suostumuksen, johon käsittely on perustunut, eikä käsittelyyn ole muuta laillista perustetta;
• henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti; tai
• henkilötiedot on poistettava unionin oikeuteen tai kansallisen lainsäädäntöön perustuvan lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi.

 

Oikeus käsittelyn rajoittamiseen
Rekisteröidyllä on oikeus siihen, että rekisterinpitäjä rajoittaa käsittelyä, jos

• rekisteröity kiistää henkilötietojen paikkansapitävyyden;
• käsittely on lainvastaista ja rekisteröity vastustaa henkilötietojen poistamista ja vaatii sen sijaan niiden käytön rajoittamista;
• rekisterinpitäjä ei enää tarvitse kyseisiä henkilötietoja käsittelyn tarkoituksiin, mutta rekisteröity tarvitsee niitä oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.

 

Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.